Lo Smart Working è un sistema di lavoro agile. Non è fantascienza. Ma, verso fine febbraio, Anno Domini 2020, potremmo titolare così: L’Italia scopre lo Smart Working.
Un termine arcano per molti, con il quale si indica il lavoro svolto da remoto, senza necessità di recarsi in ufficio e senza avere un luogo preciso, fisicamente delimitato, per esercitare la propria professione.
Complice Coronavirus e quarantene varie, ecco che quello che per una piccola ma agguerrita rappresentanza di professionisti (compreso chi scrive) è la normalità, adesso diventa un’esigenza.
Se la Cina e i paesi anglosassoni rappresentano da sempre un’avanguardia per questa modalità di lavoro, lo stesso non si può dire dalla parte continentale d’Europa.
In questo articolo parleremo di smart working e del suo significato per lavoratori e aziende, dell’impatto che ha sull’ambiente e su qualche consiglio di sopravvivenza, strumenti compresi, per averci a che fare.
Poche ora fa rispetto all’uscita di questo articolo, un decreto attuativo ha stabilito che il lavoro agile non ha più particolari vincoli per essere applicato dalle aziende anche a lavoratori subordinati, a partire dalle “zone rosse”.
Un salto quantico non da poco in un Paese come il nostro dove il boss ti vorrebbe legato alla scrivania sotto il suo sguardo e se potesse di digitalizzerebbe tipo Superhuman Samurai per controllare tutto quello che fai.
Che cos’è lo smart working e perché se ne parla tanto
Il linguaggio burocratico del Ministero del Lavoro descrive lo Smart Working come una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi”.
È regolato dalla Legge n.81 del 22 maggio 2017, che tratta in particolare gli aspetti giuridici: diritti dello smart worker, controllo da parte del datore di lavoro, strumenti tecnologici e modalità di svolgimento dell’attività.
In soldoni, e chi lo mette in pratica lo sa, significa avere la possibilità di lavorare da casa o qualsiasi altro posto del mondo, assicurando produttività senza essere costretti ad andare tutti i giorni in un luogo preciso.
Questo è vero ancora di più che per chi ha una Partita Iva e si trova a lavorare da libero professionista in un mercato dove far quadrare tempi e spostamenti è davvero un’impresa alla Indiana Jones.
Gli strumenti tecnologici vengono in soccorso, sempre che i clienti siano mediamente agili e al passo con i tempi.
Numeri e dati sullo smart working
Assurdo e un po’ deprimente che ci volesse un allarme a livello sanitario per far svegliare l’Italia bella addormentata e farle scoprire che si può (anche) lavorare con modalità già nelle abitudini di molti Paesi occidentali.
Quella dello smart working è solo una delle tante classifiche dove siamo fanalino di coda mentre in giro si organizzano da anni eventi dedicati al futuro, alla digitalizzazione, alle imprese innovative, etc.
Quello che finora da noi veniva chiamato telelavoro ci vede di poco sopra Bulgaria e Romania, con un 4,8% di persone che lavorano da casa a vario titolo.
Per fare un radio raffronto, in Svezia si sfiora il 35%, in Finlandia il 30% e se non vogliamo andare a toccare i “soliti, avanzati” paesi del Nord, possiamo notare che si va ben oltre il 20% in realtà vicine come Francia, Austria e Belgio.
Da una parte non possiamo aspettarci chissà quali miracoli, vista anche la natura della stragrande maggioranza delle nostre imprese, dove la manodopera fa la parte del leone.
Dall’altra fa un po’ tristezza vedere che altrove ci sono numeri che sono il triplo o il quadruplo del nostro…
Secondo quanto rilevato dall’Osservatorio sullo Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, nel 2019 gli smart worker italiani sono stati circa 570mila.
Una crescita numerica del 20% rispetto al 2018, con il 76% degli intervistati che si è detto soddisfatto della sua situazione lavorativa.
In un quadro dove l’italiano medio sogna ancora il posto fisso e la sedia da poter scaldare facendo l’indispensabile (fonte: Checco Zalone e il suo pubblico) è emozionante notare che sta per arrivare uno scossone allo status quo.
Un buon numero di lavoratori dovranno impostare un mindset da “imprenditori”, con tutte le virgolette d’obbligo, e aprirsi all’innovazione e a una gestione più creativa e personale del tempo da dedicare al proprio mestiere.
Nelle piccole e medie imprese italiane la diffusione delle iniziative di smart working è cresciuta nell’ultimo anno dell’8%, per motivi che riguardano soprattutto il miglioramento del benessere organizzativo e dei processi aziendali.
Il 51% invece non mostra interesse, o perché non capisce come applicare il modello nel suo settore (68%) o perché i vertici aziendali si rifiutano (23%).
Ad essere più interessati dal lavoro remoto sono le figure professionali che si occupano di gestione personale (56%), i dirigenti (31%) e il settore IT nei suoi massimi livelli (30%).
Quali sono i benefici dello Smart Working, se ben applicato?
Gli studi in merito parlano chiaro: la possibilità di dedicarsi meglio all’equilibrio fra vita professionale e privata, più motivazione e soddisfazione dei dipendenti.
Poi c’è la questione della qualità della vita e dell’ambiente: ogni giorno circa 19 milioni di persone si spostano per raggiungere il posto di lavoro e quasi tutte usano mezzi privati.
Lavorare da casa contribuisce in maniera decisa a contrastare l’inquinamento delle città; ricordiamo pure che il nostro paese è stato defertito dalla Corte di Giustizia europea per aver mancato il rispetto dei valori limite del biossido di azoto (NO2), così come per il PM10.
Secondo l’ENEA basterebbe un solo giorno a settimana di smart working per tre quarti dei lavoratori pubblici e privati e vedremmo una riduzione di 950 tonnellate di utilizzo dei combustibili fossili, tagliando 2,8 milioni di tonnellate di CO2, 550 tonnellate di polveri sottili e 8mila tonnellate di ossidi di azoto.
Poi non è che siamo qui a dipingere lo smart working vomitando arcobaleni: senza un’organizzazione ferrea del team si possono incontrare difficoltà nel gestire le urgenze, nel far coincidere i task e nell’allinearsi tecnologicamente.
Per chi lavora da casa il primo spettro da affrontare è quello della percezione di isolamento (hello FOMO my old friend), per posi passare alla gestione del tempo, scansare le distrazioni, la comunicazione con gli altri colleghi.
Però, lavorare con metodo da casa è una comodità non da poco: basti pensare al tempo che si risparmia eliminando gli spostamenti per andare in ufficio.
Con una buona organizzazione si riesce a dormire di più, avere più tranquillità per prepararsi alla giornata, dedicarsi con calma ad attività come lettura, ascolto delle news o dei podcast, meditazione, e così via.
Poter gestire in autonomia tempi e spazi è un grande esercizio di crescita e di autocontrollo: se è vero che ci risparmiamo di vedere e sentire eventuali colleghi sgraditi, boss indisponenti (che comunque ci tartasseranno con mail e telefono), ambienti che non favoriscono la concentrazione…
…dall’altra c’è la possibilità di annegare in un bicchier d’acqua di fronte al ritrovarsi da soli davanti allo schermo, nell’ambiente casalingo, senza una precisa idea di come organizzare il lavoro.
Esperienza personale: se non si vive da soli, il tuo rimanere a casa per chi ti vive accanto viene percepito quasi come un essere a disposizione per qualsiasi cosa si presenti, in ogni momento.
Per intenderci: riordinare qua e là, fare il bucato, scendere a prendere la posta, “fare un salto” in qualche posto.
Per sopravvivere è essenziale darsi delle regole e delle deadline precise, impedire agli altri di disturbarci, staccare connessione e telefono quando abbiamo davvero bisogno di focus.
Zero social network, zero divano, zero interruzioni del partner o della mamma, zero cali di tensione.
Darsi degli orari e dei paletti è la regola numero uno, e la numero due è far capire a tutti gli altri che esistono.
Non è un mistero che molte persone si spaventino di fronte a quello che lo smart working richiede: onestà verso se stessi, inflessibilità verso gli altri, ordine e disciplina.
Quello che si può guadagnare però è uno stile di vita e una crescita personale davvero soddisfacente.
Qualche consigli per vivere al meglio l’esperienza di lavorare da casa:
- Stabilire sempre in maniera precisa con il datore di lavoro i tempi in cui sarai a disposizione e le modalità con le quali raggiungerti (no a Whatsapp ogni 5 minuti, no a orari o task più lunghi perché “tanto sei a casa”)
- Con il corpo sei a casa, ma con la testa no. Aiutati a entrare nello spirito giusto comportandoti come se stessi andando a lavoro. Niente pigiama, niente copertina sulle ginocchia, niente patatine e schifezze sulla scrivania, niente notifiche attive sullo smartphone.
- Darsi dei momenti precisi in cui staccare. Anche fisicamente. Rimanere attaccati allo schermo e alla sedia per ore fa male alla produttività, al corpo e allo spirito.
- Cercare di essere minimalisti: lo spazio di lavoro deve essere pulito, preciso, essenziale. Il caos purtroppo genera solo altro caos e in pochissimi siamo artisti capaci di generare ordine dal casino esistenziale :-)
Gli Strumenti per fare Smart Working
In realtà per fare smart working non serve poi molto.
Abbiamo a disposizione, in maniera praticamente gratuita, molti strumenti che permettono a chiunque di poter svolgere il proprio lavoro da casa o in mobilità.
Basti pensare ai tool forniti da Google, a partire da Google Drive per arrivare a Google Docs, Slides, Sheets eccetera, che ci permettono di condividere materiale, scrivere documenti, fare presentazioni, creare fogli di calcolo…
Detto fra noi, molto spesso un buon Google Drive è mille volte meglio dei server aziendali.
Un buon uso di Google Calendar, impostato con un calendario condiviso, è la soluzione perfetta per avere sempre sott’occhio impegni,, scadenze, meeting e cose da fare o da chiedere a questo o quel collega.
Ci sono poi Trello e Slack, due strumenti non proprio intuitivi per chi si approccia per la prima volta al lavoro remoto, ma che permettono di gestire i flussi di lavoro, soprattutto se articolati, in maniera sistematica.
Con Trello si creano delle bacheche, si formano i task per progetto e si può monitorare l’avanzamento del progetto in maniera visuale.
Slack, dal canto suo, è la migliore alternativa per la messaggistica interna a un team di lavoro, dove puoi comunicare con i singoli colleghi o formare dei gruppi relativi ad ogni singolo lavoro o cliente..
Con una rapida integrazione si può far notificare in Slack ogni avanzamento nei task di Trello. Detto così sembra uno scioglilingua, ma è davvero efficace.
Per chiudere lo smartworking “clean & simple” non si possono non citare il sempiterno Skype e Google Hangout, per fare meeting in video e soprattutto condividere comodamente lo schermo (con Meet di Hangout puoi organizzare videocall direttamente da Google Calendar, che è comodo assai).
Poi ognuno si “personalizza” quanto vuole. Per me, ad esempio, Telegram è un sistema di comunicazione insostituibile, se lo si approccia solo ed esclusivamente in modo professionale.
La app di Pavel Durov è un sistema sicuro, flessibile, con il quale organizzare gruppi di lavoro, trasferimento di file di grosse dimensioni, sia da desktop che da smartphone.
